¿Qué es una herramienta automatizada?
Definición de software de automatización del flujo de trabajo
El software de automatización del flujo de trabajo optimiza la tareas tradicionalmente manuales y tediosas para ayudar a las empresas a ahorrar tiempo, reducir el riesgo de error humano y aumentar la productividad en el lugar de trabajo. Al automatizar procesos, los equipos pueden centrarse en proyectos con mayor impacto en lugar de en tareas repetitivas. Además, ofrece visibilidad de los flujos de trabajo para ayudar a identificar las áreas de oportunidad.
La automatización del flujo de trabajo ayuda a las empresas a perfeccionar sus procesos de varias maneras mediante:
- Automatización y desencadenamiento de tareas
- Mejora de la eficiencia y la productividad
- Identificación de las áreas para mejoras de procesos
- Administración de los flujos de trabajo y supervisión del rendimiento
- Configuración de avisos
- Mantenimiento de la sincronización de los equipos
- Recopilación de conocimientos prácticos
- Optimización del uso de recursos
El software de automatización del flujo de trabajo se ejecuta en orígenes de datos y una serie de reglas para manipular esos datos, imitando la inteligencia humana. Estas herramientas de flujo de trabajo normalmente siguen “instrucciones if/then” que trabajan en una regla de “si sucede A, entonces B.” Este sistema de lógica basada en reglas resume las acciones que deben seguir a un evento, lo cual ahorra tiempo y dinero, además de reducir el riesgo de errores humanos.
Tipos de herramientas de automatización del flujo de trabajo
Desde la entrada de datos hasta la consolidación de posibles clientes y la contabilidad, las herramientas de automatización del flujo de trabajo están diseñadas para reducir el trabajo pesado y optimizar los procesos. Esto ayuda a aprovechar al máximo el tiempo y los recursos de la empresa, lo que permite a los empleados centrarse en proyectos de mayor impacto que a menudo requieren una mayor resolución de problemas y pensamiento creativo, algo que incluso el mejor software de automatización del flujo de trabajo no podrá reemplazar.
El software de automatización del flujo de trabajo es una pieza clave de la administración de procesos de negocio (BPM), y existen varias herramientas para optimizar las funciones básicas de su organización y optimizar tareas manuales. Entre los tipos de herramientas de automatización del flujo de trabajo se incluyen:
Administración de proyectos
Las aplicaciones de gestión de proyectos, que quizá sean el tipo más reconocido de herramienta de automatización del flujo de trabajo, ayudan a vincular en conjunto personas, datos y otros activos para optimizar procesos. Estos tipos de herramientas mejoran la colaboración y ayudan a definir, gestionar y mejorar la entrega del trabajo en varios equipos. Al mantener alta la visibilidad del proyecto y la comunicación abierta, los procesos se ejecutan en última instancia de manera más fluida y eficiente.
Ventas y marketing
Las herramientas de flujo de trabajo de ventas y marketing facilitan la gestión de los datos de clientes y clientes potenciales. Las mejores aplicaciones emplean análisis integrados para ayudar a encontrar ineficiencias y acelerar procesos en varios canales, desde correo electrónico y SMS hasta redes sociales. Estas herramientas de automatización no solo repiten la misma tarea cada vez, de hecho, muchas crean flujos de trabajo para enviar contenido de marketing personalizado basado en el comportamiento del cliente.
Servicio al cliente
Las herramientas de flujo de trabajo de servicio al cliente ayudan a la asignación automática de incidencias a los agentes, envían respuestas automáticas a preguntas habituales y etiquetan incidencias automáticamente en función de la pregunta enviada. Con la automatización del flujo de trabajo del servicio al cliente, las empresas pueden resolver más incidencias de clientes con mayor rapidez, lo cual libera a los agentes por chat para incidencias más complicadas.
Finanzas
Las herramientas de automatización del flujo de trabajo de finanzas ayudan a las empresas a mantener procesos financieros organizados, compatibles y coherentes. Estos tipos de flujos de trabajo pueden ayudar con las operaciones diarias, como aprobaciones de presupuestos, facturación, solicitudes de compras y gastos, así como movimientos contables.
Recursos humanos
Las herramientas de flujo de trabajo en recursos humanos ayudan a automatizar la documentación y a disminuir la supervisión administrativa, al reducir el riesgo de error y proporcionar un mejor soporte a los empleados. Estos tipos de herramientas pueden ayudar con la gestión de nuevas contrataciones, hojas de horas, registros de trabajo y solicitudes de vacaciones, lo cual ofrece a los profesionales de Recursos Humanos más tiempo para centrarse en tareas de gran valor.
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